Straty, straty, straty w procesie, to zmora wszystkich organizacji. Możemy mieć zaawansowane narzędzia do walki z marnotrawstwem, rozwinięte technologie pozwalające dodać czystą wartość do procesu, ale na końcu jest człowiek i jego podejście. Walka z przysłowiową MUDą , zawsze zależała od człowieka i jego podejścia. Jakie zatem mamy nastawienie do walki z marnotrawstwami naszych procesów? Dlaczego tak trudno jest nam wyeliminować proste straty, które są widoczne gołym okiem…?

Nie każda MUDA jest zła

Zacznijmy od tego, że nie każda MUDA jest zła, może z definicji tak jest, ale nie z praktycznego punktu widzenia działania naszych organizacji. Są typy marnotrawstwa, które jest naturalnym efektem specyfiki naszych procesów i której nie da się z technologicznego punktu widzenia wyeliminować. Czasami eliminowanie MUDA jest najzwyczajniej w świecie nie opłacalne i żebyśmy niewiem jak chcieli to business case nam nie wychodzi. I oczywiście możemy pozbyć się marnotrawstwa, tyle że ogromnymi nakładami finansowymi – tak więc pogódźmy się, że niektóre MUDA muszą istnieć w naszych procesach.

7 MUDA to nie wszystko

Wszyscy „LeanOwcy” doskonale znają podstawowe marnotrawstwa:

1. Nadprodukcja
2. Zapasy
3. Braki
4. Zbędny ruch
5. Zbędne przetwarzanie
6. Oczekiwanie
7. Transport

 To wszystko co jest w naszych procesach w większym, lub mniejszym stopniu można zauważyć. Można je wymiarować, pomierzyć, oraz podjąć stosowne działania do ich wyeliminowania, lub też zmniejszenia. 

Jednak w dobie wszechobecnej cyfryzacji i dygitalizacji, możemy zauważyć nowe formy marnotrawstwa, które co prawda istniało ale nie było nadto widoczne. Mówimy tutaj o marnotrawstwie „zasobów ludzkich”, gdzieniegdzie możemy spotkać się z pojęciem degradacji ludzkiego potencjału, czy też ludzkich zasobów. Nie mniej jednak wszystko sprowadza się do tego same, a mianowicie do podejścia w wykonywaniu zadań. 

DBrak kompetencji, minimalne zaangażowanie, permanentny dostęp do wirtualnego świata (media społecznościowe), uzależnienie od technologi…to wszystko nowe formy marnotrawstwa objawiające się spowolnieniem procesów. Kiedy zastanowimy się głębiej i popatrzymy na procesy, gdzie nie ma przestojów, zbędnego przemieszczania, a pomimo to są mało efektywne – to właśnie procesy obarczone nowymi formami marnotrawstwa.

MUDA – brak identyfikacji z…

Zarówno stara jak i nowa MUDA jest wygodna…daje więcej czas, a przynajmniej poczucie, że ludzie maja więcej czasu, co oczywiście w ostatecznym rozrachunku wcale nie jest prawdą. Ludzie bardzo często nie zdają sobie sprawy, że jest to ogromy koszt dla organizacji, a śmiało można by takie zasoby poświecić na coś bardziej wartościowego. Dlaczego tak jest? Odpowiedź jest bardzo prosta…pracownicy nie identyfikują się z firmą, w której się znajdują. Jeżeli podeszlibyśmy do organizacji jako do własnej firmy, z pewnością MUDA nie miała by szans, no ale niejednokrotnie jest zupełnie odwrotnie. Kiedy ludzie postrzegają swoją pracę jako część „wielkiego planu” i identyfikują się z organizacją, w której de facto spędzają prawie połowę swojego życia procesy stają się „wolne od marnotrawstwa”. Dlaczego małe organizacje uciekają od biurokracji i skupiają się na wartości dodanej, a no dlatego, że liczy się właście ta „wartość dodana”, a nie marnotrawstwo. Kluczem do tego typu organizacji (gdzie ważna jest identyfikacja) jest oczywiście TOP Management, lub też właściciele – tu wszystko zaczyna się od „głowy”. Kolejnym krokiem jest budowanie kultury organizacyjnej, opartej na zaufaniu, empowermencie, itd. Brzmi jak utopia, ale na pewno tak nie jest – wymaga to czasu i zaangażowania managementu. Im większa identyfikacja ludzi z organizacją tym mniejsze marnotrawstwo i na odwrót im większa obojętność na to co się dzieje dookoła, tym większe straty.

MUDA – przemieszcza się pomiędzy procesami

Nie zapominajmy, że MUDA może przemieszczać się pomiędzy procesami. To często spotykany efekt „usprawnienie”. Kiedy eliminujmy MUDA w jednym miejscu, pojawia się ona w innym punkcie innego procesu. Dzieje się to dlatego, że eliminując marnotrawstwa często nie patrzymy na wpływ uprawnienia na inne procesy. Ogłaszamy sukces w jednym procesie, natomiast powodujemy spowolnienie innego elementu organizacji. W takim przypadku należy przeprowadzić „analizę wpływu zmian” – czyli sprawdzić jaki wpływ zmiany, czy też usprawnienia w procesie będą miały na powiązane procesy (a nawet inne elementy organizacji). To jeden z najczęściej zapominanych, czy też pomijanych zadań czy eliminowaniu marnotrawstwa.

Mapowanie MUDA – MUDA FREE PROCESS ANALYSIS

Jaka zatem projektować procesy, czy też wprowadzać zmiany w już istniejących procesach – kiedy chcemy pozbyć się marnotrawstwa. Możemy wykorzystać, narzędzie jakim jest MUDA FREE PROCESS ANALYSIS, który służy do eliminiowania MUDA, ale również do określenia wpływu wyeliminowanych marnotrawstw na inne elementy naszych procesów.

Zada działania MFPA jest bardzo prosta:

1. Definiujemy poszczególne kroki procesu
2. Wskazujemy jakie Standardowe 7 MUDA (o ile istnieje) jest częścią naszego procesu
3. Określamy czy NOWE MUDA, może mieć wpływ na proces (np. Brak Kompetencji)
4. Określamy jaki wpływ ma eliminacja wykrytego MUDA – jaki obszar jest dotknięty (o ile w ogóle)
5. Określamy skalę wpływu 
6. Podejmujemy decyzję, czy opłacalne jest eliminowanie MUDA z obecnego procesu
7. Określamy działania minimalizujące wpływ zmian w innym elemencie procesu – jeżeli eliminujemy MUDA z obecnego procesu i kiedy ma to wpływ na inny proces. 

MFPA jest bardzo proste w użyciu, a zarazem jest skutecznym narzędziem – warto je zatem stosować, kiedy bierzemy się za eliminowanie MUDA z naszych procesów.

MUDA jest w każdym procesie – nie oszukujmy się, że wartość dodana będzie stanowić 100% naszych procesów. Najważniejsze, aby wiedzieć, które elementy procesu muszą pozostać – nawet jeżeli są stratą, oraz żeby eliminować to czego w procesie nam nie potrzeba. Zmiana myślenia o stratach następuje wtedy, gdy uświadomimy sobie jak dużo zasobów ucieka nam przez palce. Eliminacja Muda nie znaczy pracować szybciej, tylko mądrze.