Chyba każdy z nas chce widzieć efekty własnej pracy. Oczywistym jest wręcz, że każdy chciałby włożyć jak najmniej wysiłku, aby osiągnąć jak najwięcej. Nasza efektywność zależy od wielu czynników. To w jakiej formie jesteśmy, jak się czujemy, czy nawet jaki mamy dzień. Ważne jest również to jak podchodzimy do naszej pracy, do naszych działań. 

Efektywności pracy można się jednak nauczyć i można ją opanować niemal do perfekcji. Istnieje wiele narzędzi, metod, czy też systemów wspierających naszą efektywność. Poniżej kilka z praktycznych elementów, które pozwalają zwiększyć naszą efektywność. 

Złoty wzorzec – nie istnieje.

Jest wiele metod, podjeść, które pomagają nam w podnoszeniu własnej efektywności. Pamiętajmy jednak, że nie ma złotego środka, który byłby w stanie pomóc wszystkim. Jako ludzie jesteśmy indywidualnościami i to co działa u jednego w 100% może przynosić efekty u innych w 60% procentach. 

Warto o tym pamiętać, ponieważ pozbywamy się złudzeń i możemy przystawiać nowe metody i rozwiązania bez zbędnego obciążenia. Kiedy mówimy o efektywności, każdy z nas musi znaleźć swoją własną drogę do jej podnoszenia – to kwestia budowania indywidualnych nawyków efektywności. Budujmy własne nawyki we własnym tempie, korzystajmy z dostępnych metod/narzędzi ze świadomością, że są skuteczne (sprawdzone przez tysiące ludzi) ale nie oczekujmy cudów, tylko z nich korzystajmy. 

Oto poniżej kilka elementów, które pozwalają podnosić efektywność pracy.

Priorytety – nie wszystko na raz

Aby podnieść naszą efektywność skupmy się na priorytetach. Nie możemy robić 10 rzeczy na raz i być przy tym efektywnym. Mówi się o wielozadaniowości – TAK, tylko nie w jednym momencie. Ludzki umysł pracuje efektywnie, kiedy skupia się na jednej rzeczy w konkretnym momencie. Nie ma 3 priorytetów – priorytet jest zawsze jeden. 

To bardzo prosta zasada ale zapominamy o tym. Kiedy skupiamy się na rzeczach ważnych podnosimy naszą efektywność. Ustawmy zatem priorytety dla naszych zadań, zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami organizacji. Można robić bardzo wiele, ale może się okazać że dla organizacji jest to mało efektywne, jak i mało ważne. 

Raz a dobrze

Zróbmy zadanie od A do Z za pierwszym razem. Kiedy przerywamy zadanie, tracimy nasz fokus, a co ważniejsze i czas. Wracając do zadania, musimy niejednokrotnie zrobić kilka kroków w wstecz, aby zrozumieć co ma by wykonane dalej. To czyste marnotrawstwo, ale przede wszystkim utrata efektywności. 

Kiedy zadania wymagają od nas poświęcenia większej ilości czasu ustalmy je na taki termin, aby móc je zacząć i zakończyć „za jednym strzalem”. Jeżeli wyrobimy w naszym codziennem podejściu do zadań ten nawyk, z czasem zobaczymy jak bardzo wzrosła nasza efektywność. Oczywiście – nie zawsze się tak da, ale jeżeli przyjmiemy zasadę 80/20, gdzie 80 procent zadań zrobimy od A do Z, to jesteśmy już zwycięzcami. 

Do 5 minut i po bólu

To bardzo prosta zasada, która bezpośrednio wpływa na naszą efektywność. Jeżeli zadanie, czynność nie zajmie nam więcej niż 5 minut to zróbmy to. Jeżeli nie pracujemy z priorytetami, bierzemy takie zadanie i robimy je od A do Z. Nie ma się tutaj co zastanawiać, po prostu trzeba takie zadania wykonać i zapomnieć. 

Okładając czynności krótkie, z czasem mamy ogrom pracy do wykonania. Załóżmy, że w ciągu dnia pracy stosujemy zasadę do 5 minut – pod koniec dnia, możemy podsumować naszą efektywność. Zapewniam, że wynik z pewnością będzie znaczący. 

Czynniki zewnętrzne – to nie moje bajka

Nie myślmy o tym na co nie mamy wpływu. Skoro nie mam wpływu na pogodą, to po co narzekać, że pada deszcz. Niech sobie pada, to jest czynnik zewnętrzny, na który nie mam żadnego wpływu. Niestety, ale bardzo dużo ludzi skupia się na czynnikach zewnętrznych na które i tak nie ma wpływu – zamiast skupić się na czynnikach wewnętrznych, na które z kolei zawsze mamy wpływ. W pewnych sytuacjach możemy czynnik zewnętrzny ograniczyć tzn. w zmienić go w pewnych granicach. Ale nigdy całkowicie nie możemy go wyeliminować. 

Oczywiście nie jest to łatwe, ale tutaj można zastosować zasadę: Lovie it – Leave it – Chage it. Skoro nie mogę mieć wpływu na pewne elementy zewnętrzne, to mogę je „pokochać” i zaakceptować takimi jakimi są. Mogę równie jest „opuścić” – czyli mogę być od nich z dala zmieniając otoczenie. W końcu mogę starać się na nie wpłynąć, ale tylko w pewnym stopniu. Muszę pamiętać, że nigdy nie da się zmienić czynnika w 100% i to należy zaakceptować.

Zagłuszacze na bok

Powiadomienia, typu mail to idealne zagłuszacze naszej efektywności. Kiedy mamy ustawione powiadomienia obniżamy naszą efektywność, ponieważ obniżamy naszą koncentrację. Wdawanie się w zbędne dyskusje to również element wpływający bezpośrednio na naszą efektowność. Kiedy spojrzeć z boku na cały dzień naszej pracy to stykamy się z wieloma różnymi zagłuszaczami naszej uwagi. Ograniczajmy je na ile jest to tylko możliwe. Możemy to zrobić wprowadzając tzn. silence hour.

Ta przysłowiowa godzina ciszy to komfort pracy w skupieniu nad ważnymi tematami. Co znaczy silence hour – to nic innego jak wyciszenie wszystkich zagłuszaczy Mogę ustawić w moim kalendarzu „blocked” na konkretną porę, wyciszyć powiadomienia mail i pracować nad ważnym tematem. Oczywiście trzeba do tego narzędzia podejść z rozwagą.

Jutro mam inny plan

Nie przekładajmy zadań na jutro. Niby proste, ale trudne zarazem. Fakt jednak pozostaje faktem. Kiedy zwalczymy pokusę odkładania zadań na później, okazuje się, że nasza efektywność wzrasta a przytłoczenie maleje. Dlaczego tak się dzieje? To proste, nie budujemy górki przesuwając zadań w prawo. Kiedy przesuwamy wszystko do wykonania w prawo, dochodzimy do punktu, w którym musimy się zmierzyć z wszystkimi przesuniętymi zadaniami. Wtedy narasta frustracja a nasza efektywność spada do minimum.

Tu i teraz – nie wczoraj i jutro

Nie rozmyślajmy o tym co było wczoraj albo co mam zrobić jutro. To tylko obniża naszą koncentrację i sprawia, że nie możemy się skupić na wykonywaniu ważnego zadania. To co mogę zrobić to faktycznie skupić swoją uwagę na tym co robię tu i teraz – koncentracja na 100%. Kiedy zaczynamy myśleć intensywnie i analizować co się wydarzyło wczoraj a co mogę jeszcze zrobić za dwie godzinny, albo następnego dnia, to napewno nie będę efektywny. 

Kiedy wchodzimy w tryb realizacji zadania, nie skupiajmy swojej cennej uwagi na innych rzeczach przeszłych czy też przyszłych. To nic nam nie da w sytuacji kiedy mam wykonać zadanie teraz.

Wyspa spokoju – out of the office

Roboty mogą pracować na 100% my musimy mieć czas na odpoczynek. To jest oczywista oczywistość i trzeba o tym pamiętać. Musimy wyłączyć funkcję nieśmiertelności i zrozumieć, że jako ludzie Musmy odpoczywać i balansować naszą aktywność. Aby móc pracować efektywnie potrzebujemy tzw. odskoczni. Dla jednych będzie to uprawianie sportu dla innych jeszcze coś innego.

Ważne jest jednak, aby o tym pamiętać – to pozwala uniknąć zawodowego wypalenia, które jest coraz częstszym gościem niejednej organizacji. W dobie kiedy tempo życia i dostęp do informacji jest niemal nieograniczony potrzebujemy tzw. wyspy spokoju, czyli miejsca/czasu, kiedy można złapać oddech, zatrzymać się i odpocząć.