Dane, dane, dane, chyba wszyscy z nimi pracujemy. Tylko czy jesteśmy świadomi jako ważny jest to element funkcjonowania organizacji? Ktoś znowu chce od nas danych, raport taki i inny. Tylko po co? Przygotuje dane bez namysłu, wyciągnę dane jaki są i jakoś to będzie… nie tędy droga. Dane są fundamentem dla procesu decyzyjnego.

Dlaczego to takie ważne?

Kiedy słyszymy, że ktoś znowu coś od nas chce i że potrzebuje raportów i danych – gotuje się krew? Chyba każdy to przeżywał w każdej organizacji. Tylko czy jest powód, żeby się unosić i denerwować? Zdecydowanie nie, musimy tylko zrozumieć celowość przygotowywanych danych.

Dane, nie są przygotowywane dla samych danych – jeżeli tak jest żeby je tylko pokazać to coś jest nie tak. Przygotowywanie danych ma czemuś służyć, ma mieć cel. Najczęściej przygotowane dane mają przedstawiać stan obecny w odniesieniu do założonego celu, lub też mają być bazą do podjęcia decyzji i działań.

To dwie najważniejsze funkcje przygotowanych danych – pamiętajmy, że dane mają prowadzić do wniosków. Kiedy zrozumiemy, że to co przygotowujemy czemuś służy „nasza praca” nabiera sensu. Musimy tylko zrozumieć dla jakiego procesu przygotowywane dane są potrzebne.

Fakty, fakty, fakty – nie domysły

Przygotowane dane to nie domysły i przypuszczenia. Każda organizacja zbiera dane w inny sposób i tutaj nie ma co udowadniać, która forma jest lepsza. Ważne jest, żeby dane przedstawiały rzeczywisty obraz i odzwierciedlały stan faktyczny. Tylko wtedy możemy mówić o dobrym wykorzystaniu danych kiedy są prawdziwe. Kiedy dane pokazują że wartość sprzedaży wynosi 60k $, ale my wiemy, że jest 63k $ to coś jest nie tak – w systemie zbierania danych. Dlatego też, dane należy weryfikować – bo nawet najlepsze systemy do gromadzenia danych zależą od tego co poda im człowiek. 

Powszechnie uznaje się, że decyzje podejmowane są w dużej mierze w oparciu o intuicje – oczywiście, że nieraz tak się dzieje (ale to wynika z doświadczenia i przepracowanych przypadków). Jednak dobry proces decyzyjny potrzebuje faktów i rzetelnych danych, a nie domysłów i przypuszczeń – można polegać na intuicji, ale nie w 10 na 10 przypadków.

Weryfikacja – jest istotna

Możemy polegać w 100% na danych z systemu, ale tak czy inaczej trzeba je zweryfikować i zderzyć z rzeczywistością. Dlatego też dane powinna przygotowywać osoba, która zna konkretny temat na temat którego ma przygotować dane. Oczywiście, że każdy może wyciągnąć  dane z systemu, ale nie każdy jest w pełni w stanie je zweryfikować. Tylko zweryfikowane dane mogą być przedstawione do dalszego procesu – do procesu decyzyjnego. 

Trudne będzie, żeby osoba z działu jakości, weryfikowała dane z procesu dotyczącego rozliczenia podatkowego. I oczywiście, trudnym zadaniem będzie praca z danymi reklamacyjnymi klienta, dla osoby z działu finansowego. Dochodzimy do wniosku, że dane powinny przygotowywać osoby kompetentne – czasami, jednak o tym organizacje zapominają, efekty czego są źle podejmowane decyzje.

Od jakości przygotowanych danych zależy bardzo wiele decyzji – decyzji kluczowych dla funkcjonowania organizacji. Pamiętajmy o tym.

Prezentacja – też jest ważna

Na koniec, to co jest istotne to forma w jakiej przedstawiamy dane. Najważniejsze, aby były zrozumiałe dla odbiorcy. Możemy przygotować świetnie wyglądający raport z danymi, ale gdy będzie on zrozumiały tylko dla nas, jest on bezwartościowy. 

W świecie natłoku informacji i danych, ważne jest aby kompleksowe dane były przygotowywane w prostej przejrzystej formie. W przeciwnym razie pojawia się więcej pytań, aniżeli nasuwających się wniosków. 

Większość organizacji pracuje ze standardami prezentowania danych – wtedy jest o wiele łatwiej. Ale kiedy takich standardów nie ma, albo tworzymy zupełnie nowe dane i raporty, upewnijmy się, że nasz odbiorca dostanie tego czego oczekuje i to w formie, która będzie dla niego zrozumiała i przejrzysta. Kiedy to zrobimy, unikniemy zmarnowanego czasu i frustracji.