System Zarządzania Jakością - certyfikować czy nie?

 System Zarządzania Jakością to nie twór wyodrębniony z organizacji, ale integralna część każdej firmy – zarówno tej dużej jak i tej małej. Kiedy zdajemy sobie z tego sprawę pojawia się pytanie? Czy system jakości powinien być certyfikowany, czy też nie? Czy warto, aby zewnętrzny podmiot ocenił funkcjonowanie naszego systemu? Czy jest to konieczność, aby system sam w sobie dobrze funkcjonował? Zastanówmy się zatem nad tymi pytaniami.


Dobrze nie znaczy z certyfikatem

To, że firma nie posiada certyfikatu wcale nie znaczy, że jej system zarządzania jakością nie jest dobry. To mit, że tylko certyfikowany system jest wydolny i dobrze funkcjonuje. Certyfikat, który wisi dumnie na ścianie przy wejściu do firmy może nic nie znaczyć, jeżeli nie idą za nim konkretne działania. 

Dawniej wiele osób utożsamiało certyfikat z wyrobiem – co oczywiście jest błędne. Bo przecież certyfikujemy system, który ma zapewnić produkt z oczekiwaniami. Świadomość na przestrzeni lat zdecydowanie wzrosła, dzięki czemu certyfikat nie jest już utożsamiany z wyrobem. 

Certyfikat nie determinuje w wielu organizacjach to czy działamy w pętli P-D-C-A, czy dbamy o zadowolenie klienta, zarządzamy ryzykiem. To czysty interes organizacji, aby biznes funkcjonował sprawnie – w takich organizacjach jest mała biurokracja a cała uwaga skupia się na wartości dodanej. 

Kiedy tak się dzieje? Kiedy kierownictwo w organizacji jest w pełni świadome i wymaga systemowego podejścia do zarządzania jakością. Czy jest to utopia? Zdecydowanie nie ponieważ takie organizacje funkcjonują i mają się dobrze – to nie jest tak że nie mają problemów, jak każdy tak i one borykają się z problemami. Ważne jest podejście. 


Certyfikacja – perspektywa zewnętrzna

Chyba najbardziej rozpowszechnionym systemem jest sytem zgody z wymaganiami normy ISO 9001:2015. To bardzo dobry system zarządzania jakością, który kompleksowo wpływa na funkcjonowanie organizacji. Kiedy wdrożymy już system zarządzania jakością przychodzi czas na jego certyfikację – tak się przynajmniej utarło. Co daje nam zatem certyfikacja poza pięknie oprawionym dokumentem na ścianie? 

To uwierzytelnienie i potwierdzenie przez uprawnione do tego jednostki, że system funkcjonuje zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2015. Ale czy tylko tyle… zdecydowanie nie! To również gwarancja dla innych podmiotów, że funkcjonujemy w systemie i ktoś to ocenił niezależnie od naszego punktu widzenia. 

Certyfikacja a co ważniejsze późniejsza recertyfikacja pozwala rozwijać system zarządzania jakością. Wiadomo pierwszy audyt certyfikujący to potwierdzenie spełnienia wymagać – natomiast kolejne o ile się zdecydujemy to rozwój organizacji. Oczywiście o ile tego chcemy i oczekujemy, tak przynajmniej powinno być. 

Certyfikacja jest ważna, ale nie jest najważniejsza ze względu na system zarządzania jakością. Najważniejsze jest czy wiemy co chcemy od systemu zarządzania jakością i czy tego faktycznie pragniemy i o niego dbamy.


Czego chce klient?

No właśnie, czego chce klient? Jakie są jego oczekiwania w stosunku do naszej organizacji, czy aby stać się dostawcą naszych usług, produktów muszę posiadać certyfikat? Dawniej tak było, a to dlatego, że firmy nie miały rozbudowanych struktur do zarządzania dostawcami i ich ocena bazowała na zatwierdzeniu. Nadal tak jest w organizacjach – bazujemy na audycie podmiotów zewnętrznych. Skoro firma była audytowana i ma certyfikat, to nie muszę tego już robić. 

Wiele firm jako minimum wymaga certyfikowanego systemu zarządzania jakością, ale nie wszyscy. Kiedy popatrzymy historycznie to wzrost certyfikacji firm był bardzo dynamiczny. Ocenie można spotkać organizacje, które nie potrzebują certyfikatu, aby dobrze funkcjonować – to jest fakt.

Skoro klient tego wymaga, to powinniśmy certyfikować system – w przeciwnym razie możemy nie otrzymać zamówień. Wszystko zatem zależy od wymagań klienta.

 

Czego my chcemy?

Najważniejsze jednak jest to: czego my chcemy od systemu zarządzania jakością. Jakie są nasze oczekiwania co do systemu. Nie ma chyba nic bardziej frustrującego, kiedy system zarządzania jakością traktowany jest jak przysłowiowe piątek koło u wozu. Jeżeli chcemy mieć pięknie oprawiony „dyplom” to szkoda czasu i energii – przecież każda rzecz w funkcjonowaniu organizacji ma jakiś cel i powinna czemuś służyć. Praca z fikcyjnym system zarządzania jakością to marnotrastwo i zerwo wartości dodanej dla przedsiębiorstwa. 

Skoro jednak chcemy mieć wdrożony system zarządzania jakością – to pewnie czegoś od niego oczekujemy. Sam w sobie nie ma wartości, jeżeli nie jest integralnym elementem organizacji. 

Kiedy chcemy, aby wyrób był zgodny, kiedy chcemy, żeby klient był zadowolony a organizacja funkcjonowała w sposób procesowy — to system zarządzania jest właśnie dla nas. To tylko przykłady, ale warto zdefiniować czego oczekujemy od systemu zarządzania jakością, a dopiero później myśleć na temat certyfikacji.

 

System Zarządzania Jakością powinien być certyfikowany, aby mieć perspektywę zewnętrznej oceny – tzw. uwierzytelnienia. Pamiętajmy jednak, że certyfikacja nie jest obligatoryjna – no chyba, że jest to niezbędny wymóg naszego klienta, lub naszych potencjalnych klientów. System zarządzania jakością może równie doskonale funkcjonować bez certyfikacji – wszystko jednak zależy od ludzi, którzy tworzą organizację i chcą czerpać korzyści z systemu.

podobne

086B5860-830F-4432-AF9E-9F5526A6D955

Człowiek w centrum uwagi

Człowiek najcenniejszy z zasobów organizacji? Tak, ale człowiek to człowiek ze wszystkimi możliwościami i ograniczeniami - To Człowiek tworzy kulturę…