System Zarządzania Jakością - shell - should - may - can

 W Systemie Zarządzania Jakością opartym na wymaganiach normy ISO 9001:2015 możemy zauważyć, że nie wszystko jest wymaganiami. Oczywiście to kwestia nazewnictwa i nomenklatury. Wymagania to minimum jakie należy spełnić, jednakże w żaden sposób nie ogranicza nas to, aby stosować zalecenia i też wykorzystywać nasze możliwości. Wszystko zależy od nas w jakim stopniu ma funkcjonować sytem zarządzania jakością.


Shall – wymagania 

W Systemie Zarządzania Jakością niejednokrotnie spotykamy się ze słowem „SHALL”, to nic innego jak wymagania. To elementy systemu jakości, które muszą być spełnione w rozumieniu norm ISO 9001:2015, czy też AS 9100:2016. Wszędzie tam, gdzie się ono pojawia słowo SHALL jesteśmy zobligowani do zapewnienia, że organizacja spełnia wymagania.


To w jaki sposób spełniamy wymagania, to oczywiście indywidualna sprawa i podejście organizacji. W każdej organizacji droga do osiągnięcia wymagań może wyglądać inaczej – jednakże, efekt końcowy musi być zapewniony. Kiedy popatrzymy na stworzone przez EASA, AMC (Acceptable Means of Compliance), czy też GM (Guidance Materials) naturalnie nasuwa się na myśl, że również Systemu Zarządzania Jakością, powinny funkcjonować podobne materiały wspierające. 

 

Shall wskazuje zatem co musi być spełnione i jaki element stanowi podstawowy element Systemu Zarządzania Jakością. To minimum minimum, które należy wdrożyć, i zapewnić podtrzymanie funkcjonowania.


Should – rekomendacje

Następnym ważnym słowem zaraz po SHALL, jest SHOULD. Should to oczywiście rekomendacje, które mogą, ale nie muszą być wdrażane w Systemie Zarządzania Jakością.

Czy to znaczy, że można o nich zapomnieć? Zdecydowanie nie! Są one bardzo pomocne i stosowanie ich wzmacnia organizację oraz jej System Zarządzania Jakością. Rekomendacje nadają kierunek dla ulepszania organizacji. Są one swoistym elementem doskonalenia organizacji. 

Są organizacje, które mają bardzo jasne podejście do rekomendacji. Stawiają rekomendacje na równi z wymaganiami. To pozwala zdecydowanie wzmocnić system i poprawić jego funkcjonowanie. Napewno ktoś powie, że w takim wypadku jest więcej pracy…tak oczywiście, ale i jest więcej korzyści dla organizacji.

Wszystko zależy od tego jak wiele chcemy zainwestować i jak bardzo zależy nam na tym, aby system przynosił wymierne korzyści dla organizacji, poza certyfikatem na ścianie.

Rekomendacje są wartościowe i warto je wdrażać i z nich korzystać. Patrząc na to jako na inwestycje długoterminowe, na pewno będziemy korzystać z przyszłych profitów.

Reasumując rekomendacje – warto je wdrażać i traktować je nieraz na równi z wymaganiami – wszystko oczywiście w granicach zdrowego rozsądku.


May – dopuszczenia

Także w Systemie Zarządzania Jakością istnieją elementy, które dopuszcza się, aby funkcjonowały i aby miały zastosowanie. To nie są ani wymagania ani rekomendacje. 

Kiedy mamy z tym odczyniania? Kiedy coś mogę, ale tego nie muszę. Mogę coś robić w systemie, ale w żaden sposób nie jest to wymaganiem, które osłabia organizację. 

Z dopuszczeniami należy jednak uważać i baczenie się im przyglądać – i przede wszystkim dobrze je zrozumieć. Dlaczego? Dopuszczenia mogą (ale nie muszą) prowadzić nas na granicę spełnienia wymagań.

To wszystko kwestia interpretacji wymagań, ale dopuszczenia są specyficzne i powinny być dobrze zrozumiałe. W przeciwnym razie możemy znaleźć się w punkcie, gdzie przestajemy spełniać wymagania.



Can – możliwości i zdolności

Kiedy z kolei mówimy o CAN, czyli o możliwościach i zdolnościach, mamy na uwadze naturalne predyspozycje organizacji. Każda organizacja jest inna, nie tylko odnośnie wielkości, struktury, ale i branży i  złożoności procesów, itd.. itd.

To wszystko determinuje proste wymaganie dla Systemu Zarządzania Jakością – sytem musi być elastyczny na tyle, aby mogła stosować go każda organizacja. 

Kiedy organizacja posiada zdolności, to może korzystać z założeń Systemu Zarządzania Jakością (mam tutaj na myśli wszystko to co nie jest juz wymaganiam, czy też rekomendacją).


Jeżeli mamy zdolności to możemy coś robić – to zależy od naszego nastawienia i podejścia do Systemu Zarządzania Jakością.


System Zarządzania Jakością ma elementy, które mają status must i one stanowią minimum dla organizacji – to wymagania. Pamiętajmy jednak, że to tylko początek i zarówno rekomendacje jak i zdolności pozwalają na rozbudowę Systemu Zarządzania Jakością. Kiedy patrzymy szerzej aniżeli na minimum spełnienia wymagań, możemy w pełni korzystać z profitów Systemu Zarządzania Jakością.

podobne