Spotkania? Mamy z nimi odczynienia każdego dnia. Niektórzy uczestniczą w spotkaniach niemal przez cały dzień. Pytanie tylko czy są to spotkania, które przynoszą jakąkolwiek wartość dodaną? Czy są to spotkania, na których poruszane są właściwe kwestie? Czy padają konkretne decyzje? Hmmm… z pewnością są spotkania i spotkania.
Możemy spotkać się z twierdzeniem, że spotkania to marnowanie czasu. Zdecydowanie się z tym zgadzam, ale tylko w sytuacji kiedy spotkania są przeprowadzane w niewłaściwy sposób. Spotkania korzystają z zasobów organizacji (poświęcamy czas i pieniądze). Nie będziemy mówić o rodzaju spotkań, bo nie o tym chcemy dzisiaj mówić – tylko o tym jakie są główne elementy spotkania, które decydują o jego efektywności.
Nie będziemy też pisać o spotkaniach kryzysowych, organizowanych pięć minut przed spotkaniem, bo są to sytuacje wymagające innego podejścia i koncentracji.
Nie ważne czy jest to normalne spotkanie f2f czy też spotkanie online, zawsze musimy pamiętać o kilku istotnych elementach, aby spotkanie było efektywne. Pamiętajmy, że spotkanie to nie zbiegowisko, czy przypadkowe zgromadzenie, tylko proces który można bardzo dobrze ustandaryzować.
I tak w Spotkaniach możemy wyróżnić 3 główne filary, elementy:
1. Przygotowanie Spotkanie,
2. Prowadzenie Spotkania,
3. Zamknięcie Spotkania.
Można powyższe filary rozbijać na małe cegiełki, ale to one trzy stanowią rdzeń każdego dobrego i efektywnego spotkania.
Przygotowanie do Spotkania:
Aby spotkanie były efektywne, musimy pozostawić jak najmniej miejsca przypadkowi.
Spotkanie powinno być właściwie zaplanowane pod kątem miejsca i czasu. Jeżeli chcemy, aby wszyscy uczestnicy których potrzebujemy byli dostępni, zadbajmy o to, aby czas spotkania był dla wszystkich odpowiedni.
Każdy konkretny temat wymaga zaangażowania innych ludzi, innych zespołów. Dlatego też zapraszajmy te osoby, które są niezbędne na spotkaniu. Pamiętajmy tylko, te które są konieczne – nie zapraszajmy, tylko dlatego, żeby ktoś posłuchał co się dzieje. To czyste marnotrawstwo i robienie sztucznego tłumu – co jest niepotrzebne.
Jeżeli chcemy, aby uczestnicy spotkania byli przygotowani i wiedzieli na jaki jest temat spotkanie (jaki jest jego cel) przygotujmy agendę. Niby rzecz oczywista, ale bardzo często zapominana. Ludzie chcą wiedzieć o czym będzie spotkanie i jaki będzie jego cel.
Wysyłajmy zaproszenie z wyprzedzeniem oraz agendą, tak aby uczestnicy mieli szanse się przygotować. Kiedy widzimy, że uczestnicy są nieprzygotowani, to czyste marnotrawstwo dla nas wszystkich.
W końcu jeden z najważniejszych elementów przygotowania – zapraszajmy osoby decyzyjne, które będą mogły nadać kierunek na końcu spotkania. Kiedy chcemy, aby spotkanie zakończyło się efektywnie, potrzebujemy punktu decyzyjnego (jakikolwiek by on nie był).
Zapewnijmy zasoby jakie będą potrzebne (zaproszenie w systemach IT), sala konferencyjna, materiały biurowy (jeżeli będą potrzebne). Ważną wskazówką jest czas trwania spotkania: pamiętajmy że czym dłuższe spotkanie tym mniej efektywne. A więc czym krótsze tym lepsze i efektywniejsze. Nie bierzmy pod uwagę złożoności tematu tylko i wyłącznie wytyczne i założenia do efektywnego spotkania.
W Trakcie Spotkania
I kolejny raz to my prowadzimy spotkanie. To od nas zależy zarządzanie czasem. Spotkanie warto podzielić na 3 fazy:
– Wprowadzenie: wyjaśnienie celu spotkania i co na nim chcemy osiągnąć
– Dyskusja/Argumentacja: dyskusja (na bazie argumentów) ukierunkowana na osiągniecie celu spotkania
– Konkluzje/Decyzje: wyciągnięcie wniosków na bazie dyskusji i podjęcie decyzji
Przedstawimy sobie tylko najważniejsze elementy efektywnego spotkania (jego trwania) – nie będziemy się skupiać na moderowaniu, co i jak powiedzieć, w jakie formie pracować, jak ustalać salę itd. Nie o to chodzi. Pytanie co jest ważne w trakcie spotkania.
Kiedy zapraszamy na spotkanie to my jesteśmy osobami prowadzącymi (gospodarzami) pamiętajmy o tym. No chyba, że mamy specjalnie powołanego moderatora.
Jasno i klarownie przedstawmy cel spotkania i to na samym początku – nie zwlekajmy. To ważne, aby to co chcemy osiągnąć na koniec spotkania było przestawione uczestnikom. Osoby, które biorą udział muszą wiedzieć czego się oczekuje od konkretnego spotkania.
Kiedy przedstawimy cel spotkania upewnijmy się, że wszyscy rozumieją. Nie ma nic gorszego, kiedy w połowie spotkania pada pytania: „Ale o co w tym spotkaniu chodzi”.
Omówmy krótko agendę i zakomunikujmy jasno ile będzie trwało spotkanie. Wszyscy muszą wiedzieć, że na spotkanie mamy określony czas.
Nasza dyskusja i argumentacja powinna krążyć woków celu. Musmy pilnować, aby spotkanie nie uciekało nam na boczne tory. W przeciwnym razie będziemy rozmawiać o wszystkim tylko nie o tym co ważne. Niekiedy ludzie mają tendencje do opowiadania, odchodzenia od tematu spotkania. To nasze zadanie, aby korygować focus.
Na samym końcu kiedy mamy juz wszystkie kwestie poruszone, podejdźmy do punktu gdzie wyciągamy konkluzje dotyczące naszego spotkania i powiązanego z nim celu. Podsumujmy dyskusje i doprowadźmy na bazie tego wszystkich do punktu decyzyjnego.
Kiedy mamy jasny obraz tego co dyskutowaliśmy, zaproponujmy decyzję, jaka powinna paść, czy też jakie działania powinny być podjęte po spotkaniu.
Zaproponujmy konkluzje i decyzje. Następnie upewnijmy się, że wszyscy rozumieją nasze „wnioski”. Weźmy prosty przykład, że wszyscy się zgadzają (nie zawsze tak jest – wtedy działaniem będzie kolejne spotkanie final loop). A więc kiedy wszystko jest jasne i wszyscy się zgadzają, nie pozostaje nic innego jak wykonanie decyzji i zadań.
Zamknięcie Spotkania
To nic innego jak podsumowanie spotkania. Podsumowanie trzeba zrobić, ponieważ kiedy masz kilka spotkań nie będziesz w stanie połapać się co było na którym spotkaniu. A co ważniejsze jakie były ustalenia. Dlatego robienie notatek ze spotkania jest niezmiernie ważne.
Chodzi o to, aby wszystkie decyzje i ustalenia nie zniknęły wraz ze zgaszonym światłem w sali konferencyjnej. Minutki ze spotkania powinny trafić do każdego z uczestników spotkania.
Na końcu pamiętajmy, że spotkanie może skutkować koniecznością zorganizowania kolejnego spotkania. To nasza rola, aby tego dopilnować i zadbać, aby następne doszło do skutku. Dalsze postanie będzie odbywało się w takiej samej pętli, z dodatkowym przeglądem ustalonych działań
Spotkania mogą być, a nawet powinny być efektywne. Musimy tylko pamiętać o tym, że spotkanie czemuś służy i ma jakiś cel. Spotkanie musi być przygotowane, właściwie prowadzone, ale co najważniejsze WŁAŚCIWIE ZAKOŃCZONE. Spotkanie to proces, który korzysta z wielu zasobów organizacji – szanujmy je wszystkie, a najbardziej nasz i cudzy czas 🙂