Audyt, czy audit? Można się spierać można o tym dyskutować, ale forma nigdy nie jest ważniejsza od treści. I dokładnie tak ma się rzecz z Audytem Jakości – chodzi o to kto i jak go przeprowadza, tylko i aż tyle. Dobrze przeprowadzony audyt daje organizacji coś czego wymaga się od niego w sposób statusowy – możliwości doskonalenia systemu. To feedback to organizacji jak spełniamy dane wymagania i co możemy w nim doskonalić.

A więc kontrola?

I tutaj można dyskutować czy audyt jest kontrola czy też nie – jeżeli podejdziemy do tego że kontrola to sprawdzanie stanu faktycznego – to audyt jest kontrolą. Jest jednak mała subtelna różnica, a mianowicie punkt wyjściowy – audyt wychodzi z założenia że szukamy potwierdzenia zgodności, a nie niezgodności. I o to chodzi i to najtrudniej zrozumieć.

Niestety brak tego zrozumienia i wiedzy w organizacji przekłada się na to że kiedy zbliża się audyt, ludzie nastawiają się, że znów ktoś będzie coś kontrolował. 

Audty będzie zawsze kojarzył się w organizacji z kontrolą do momentu, kiedy nie będzie to właściwie komunikowane, jak również, audyty będą wykonywane jak rutynowa kontrola. Jak ludzie inaczej mają traktować audty, kiedy sami audytorzy czasami do tego tak samo podchodzą. Oczywiście nie możemy uogólniać, ale…no właśnie ale tak jak kierowcą rajdowym nie może być każdy, tak i dobrym audytorem nie może być każdy z naszej organizacji.

Aby audyt, nie był kojarzony z kontrolą, nasi audytorzy musza mieć właściwe podejście do przeprowadzania audytów.

Szukanie dziury w całym?

Audyt i znów będą szukać dziury w całym, przecież wszystko jest w porządku, wszystko działa bez zarzutów. Ale spokojnie – dajmy to ocenić osobie „postronnej” audytorowi, który powinien rzucić inne światło na to co codziennie wykonujemy. 

Czym jest zatem szukanie dziury w całym? To nic innego jak pokazanie wyższości audytora nad audytowanych obszarem – trzeba to nazwać po imieniu. To nie jest właściwe podejście, audyt ma tylko wtedy sens jeżeli jest obiektywny a nie stronniczy. Nie chodzi o to, aby przymykać oczy na ewidentne niezgodności – to nie jest zdecydowanie właściwe działanie.

Jeżeli coś jest ewidentną niezgodnością to jest nią i tyle – potrzeba to przyjąć, zaakceptować i następnie pracować, aby doprowadzić do stanu zgodności. Nie pochwalam jednak podejścia, kiedy audytowany obszar spełnia wymagania standardów, ale nie spełnia oczekiwań samego audytora – i to jest to przysłowiowe szukanie dziury w całym.

Audytor – trzeba się napocić

Osobiście uważam, że audyt to dyskusją na poziomie eksperckim – to dyskusja dwóch eksperckich stron audytowanego i audytujacącego.

Jak każda praca, tak i bycie audytorem jest wymagającą funkcją czy też pozycją w organizacji. Spójrzmy na to w ten sposób, nie każdy może być audytorem i nie każdy ma do tego predyspozycje. Dobry audytor jest  bezcenny dla organizacji, dlaczego? A no dlatego, że potrafi budować autorytet i zaufanie dla sytemu jakości.

Dobry audytor to nie ten który wykryje więcej niezgodności od innego audytora, dobry audytor to nie ten który ma zawsze zero niezgodności z audytu. 

Dobry audytor to ten, który umie zaakceptować spełnienie wymagań, jak i wskazać ewidentne niezgodności. W końcu dobry audytor to ten który potrafi wskazać dla organizacji, obszary do rozwoju, obszary do doskonalenia – ale nie jako niezgodności.

Umiejętność audytowania oczywiście przychodzi z czasem. Pierwszy audyt będzie zupełnie inny niż sto pierwszy audyt. 

Dobry audytor posiada w rękach bardzo mocne narzędzie w postaci aydytu, który może działać destrukcyjnie, albo też może działać w sposób konstruktywny – wszystko zależy od audytora i jego podejścia.

Dobra moneta – takie it!

Skoro płacimy za audyt to chciejmy coś z niego pozyskać dla naszej organizacji. W organizacji wszystko kosztuje, każda poświęcona przez nas minuta, godzina kosztuje firmę. Dziwne zatem jest, że często audyt traktuje się jako coś co musi być obligatoryjne i tyle, bez skorzystania z ich dobrodziejstw. 

A szczerze powiedziawszy auty dają nam punkt startowy do działania do doskonalenia organizacji. Mamy szukać potwierdzenia zgodności, ale czasem bywa ze jej brak wiec co ma nam dać impuls do działania jeżeli nie audyt? 

Ale trzeba tego przede wszystkim chcieć… audyt daje nam feedback gdzie jesteśmy, nie mniej jednak musi być przeprowadzony w odpowiedni sposób. Nie chodzi o to by szukać czegoś na siłę, ale chodzi o to by audytor wskazywał realne punkty gdzie mamy niezgodności i pokazywał obszary, które warto rozwijać.