Problemy jakościowe są czymś co pojawia się w każdej organizacji i to niezależnie od tego jak dobrzy jesteśmy. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego, nawet jeżeli pracujemy w trybie prewencyjnym to i tak prędzej czy później będziemy musieli przeprowadzać analizy jakościowe. No właśnie analizy jakościowe, dlaczego jedne są efektywne a inne nie? Przyjrzyjmy się zatem kilku ważnym aspektom związanym z dobrą analizą jakościową.

Dobrze dobrany zespół z liderem 

Zacznijmy od tego że w pojedynkę nie zawsze będziemy w stanie wiele zdziałać kiedy zmagamy się ze skomplikowanym problemem. Zazwyczaj jest tak, że problem jest na tyle szeroki i wybiega poza granice naszych możliwości i kompetencji. Co w takim wypadku zrobić? To proste wystarczy zorganizować odpowiedni zespół ludzi, który będzie miał możliwości do rozwiązania problemu. 

Dobra analiza ma to do siebie, że jest wielopoziomowa czy też wielowymiarowa – znaczy to tyle co rozpatrywanie problemu z różnych perspektyw. A taką różnorodność mogą zapewnić ludzie z różnych obszarów. Dlatego aby analiza miała szerszy aspekt potrzebni są nam ludzie z różnych dyscyplin, z różnych obszarów funkcjonowania organizacji. Oczywiście należnej aby byli to ludzie powiązani z powstałym problemem, ale możemy też zaprosić ludzi kreatywnych z poza obszaru.

Istotne jest również to, aby analiza miała swojego lidera, osobę która prowadzi analizę i trzyma swoistą dyscyplinę podczas analizy. To ważne, aby analiza nie uciekała na obszary zupełnie niezwiązane z problemem. Lider analizy to podstawa.

Tak więc lider i zespół to połowa sukcesu dobrze przeprowadzonej analizy jakościowej problemu.

Właściwe narzędzie – treść a nie forma

To często pomijany punkt, ale nie mniej ważny od pozostałych – mianowicie wybór odpowiedniego narzędziowa do prowadzenia analizy. To co ważne to fakt wyższości treści nad formą jeżeli mówimy o dobrze przeprowadzonej analizie problemu. Liczy się efekt, którym jest dotarcie do prawdziwej przyczyny źródłowej.

I tym przypadku nie jest ważne czy będą to rozbudowane narzędzia i metody, czy też zwykłe i proste narzędzia. 

Wszystko zleżałe od problemu i jego złożoności. Ale… no właśnie, ale kierujmy się zasadą zdrowego rozsądku i dobrania zasobów do skali problemu. Jeżeli problem jest prosty i wykorzystamy armatę na muchę to może i będzie to dobrze przeprowadzona analiza, tylko po co tracić na to czas i zasoby. W taki sposób umniejszam znaczenie kompleksowych narzędzi, kiedy faktycznie potrzeba przeprowadzić skomplikowaną analizę.

Korzystajmy racjonalnie z narzędzi nie po to aby tylko korzystać, ale po to aby korzystać właściwie do skali problemu – to ma wpływ na to czy analiza jest dobra czy też nie.

Właściwa definicja problemu

Aby analiza była dobra, czyli aby znalazła przyczynę źródłową musimy przede wszystko właściwe zdefiniować i opisać problem. Podstawa to opisanie faktów i problemu takiego jakim jest ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami. Tak szczegółami, ale podkreślam tylko i wyłącznie na bazie faktów a nie na bazie domysłów i osobistych przekonań i przeświadczeń. 

To zdecydowanie nie pomaga kiedy mamy niewłaściwie opisany i zdefiniowany problem. 

Konsekwencją takiego błędu jest to że poszukujemy przyczyny w niewłaściwym miejscu – a to nie służy nikomu i niczemu. To zwyczajne marnotrawstwo. Dzięki dobrze zdefiniowanego problemowi możemy całą naszą uwagę skupić na poszukiwaniu przyczyny a nie pracujemy na symptomach. To chyba jeden z najczęstszych błędów jaki możemy popełnić w trakcie prowadzenia analizy jakościowej problemu. 

Fokus na problemie a nie szukanie winnego

Na samym wstępie prowadzenia analizy musimy odrzucić pokusę wskazywania winnego, tylko skupić się na poszukiwaniu przyczyny problemu. To bardzo częsty problem, który rujnuje nasze wysiłki w trakcie prowadzenia analizy jakościowej. Ludzie mają tendencję do pokazywania to stało  się tak i tak i to wina tego i tego. To kardynalny błąd i nie możemy dopuścić do takich sytuacji. Prowadzenie analizy ma być ukierunkowane na problem a nie na ludzi. Skoro coś poszło nie tak i nie był to sabotaż to trzeba szukać gdzie jest luka w systemie, że dopuścił do takiej sytuacji i nie wykrył tego problemu. 

Proste?! Otóż nie, nie jest to proste to najtrudniejsze w analizie – wyzbycie się tzw. Poszukiwania winnych. Pamiętajmy każdemu może przydarzyć się błąd i założenia nikt nie chce generować błędów i problemów. Zawsze jest jakaś przyczyna.

Tak czy inaczej skupiajmy się na problemie a nie na ludzkich, którym te problemy się przydażył

Czas analizy jest ważny ale nie najważniejszy

Czy jest on ważny – i tak i nie. Zdawkowa odpowiedź, ale z analizami już tak jest. Mamy standardy w organizacjach ile powinny trwać analizy. Nie mniej jednak analiza analizie nie jest równa i są to zawsze indywidualne przypadki i tak trzeba do tego podchodzić. 

Każda analiza jest wyjątkowa nawet jeżeli jest podobna do poprzedniej to i tak jest inna. Diabeł zawsze tkwi w szczegółach. I nie możemy dlatego w stu procentach prowadzić analiz poprzez podobieństwo. Drobna różnica w odniesień do poprzedniego przypadku (nawet jak jest podobny) może powodować, że przyczyna i działania będą zupełnie inne.

Dlatego też czas analizy jest ważny ale nie najważniejszy liczy się jakość przeprowadzonej analizy a nie jej szybkość. Czasem warto poświęcić dwie godziny więcej na przeprowadzenie analizy i mieć solidne i rzetelne rozwiązania.

Celem dobrze przeprowadzonej analizy jakościowej problemu jest określenie przyczyn źródłowych oraz wskazanie skutecznych działań zapobiegawczych. To najważniejsze czego oczekujemy od dobrej analizy. Nie skupiajmy uwagi na tym kto spowodował problem, tylko dlaczego powstał i jak mu zapobiec w przyszłości.