Niejednokrotnie słyszeliśmy pytanie od pracowników dlaczego mamy takie wskaźniki, po co je w ogóle mamy w przedsiębiorstwie i co one znaczą. Jeżeli nigdy wcześniej nie mieliśmy styczności z tego typu pytaniami, to albo nie słuchamy tego co się dookoła nas dzieje, albo żyjemy w idealnym środowisku biznesowym.
Stwierdzenie, że jeżeli czegoś nie mierzymy to nie jesteśmy w stanie tym zarządzać jest w 100% trafne. I tu napotykamy wskaźniki w organizacji – to one pozwalają nam mierzyć wszystko to na czym nam zleży. Istotne jest to, aby wskaźniki były szyte na miarę organizacji. Oczywiście istnieje szereg „standardowych KPIs” i z pewnością wszyscy je stosują, jednak nie zapominajmy, że wskaźniki mogą być tak specyficzne jak specyficzny jest każdy biznes.
Wskaźniki pomagają nam przede wszystkim zrozumieć, gdzie jesteśmy w danym momencie. Określają nasz kierunek, oraz stają się mierzalnymi celami. I wreszcie pozwalają rozwinąć się organizacji.
Punkt odniesienia – gdzie teraz jestem?
KPIs są jak drogowskazy. Dzięki właściwie ustalonym wskaźnikom, może zrozumieć w jakim punkcie znajduje się nasza organizacja. Jeżeli postanowimy mierzyć wskaźnik wykorzystania maszyn (bo jest dla nas ważny z punktu widzenia biznesu) to możemy określić, gdzie się znajdujemy w danym momencie. Nagle może się okazać, że wcale nie jest tak dobrze jak się nam początkowo wydawało. Jeżeli zakładamy, że jest dobrze a w punkcie startowym wskaźnik pokazuje nam 30% to coś jest nie tak… czasami jest to mocny wstrząs dla organizacji, kiedy przypuszczenia nie idą w parze ze zmierzonymi wynikami.
Cele – mierzyć, zdobywać, wygrywać…
KPIs to naturalne cele, mierzalne i policzalne. Jeżeli dobrze zdefiniowaliśmy wskaźniki z jakich chcemy korzystać w organizacji to czas wyznaczyć sobie w stosunku do nich cele. Skoro są naszym punktem odniesienia to naturalnie są naszym celem, który pozwoli nam ocenić organizację po pewnym czasie. Pamietajmy, że cele powinny być ambitne, ale i realne. Bardzo dużo się o tym mówi i pisze, ale często organizacje zapominają o tym prostym aspekcie i stawiają sobie nierealne cele. W takiej sytuacje KPI tracą na znaczeniu a ich siła maleje, ponieważ ludzie przestają się z nimi identyfikować.
Rozwój pod kontrolą.
KPIs w naturalny sposób stymulują organizację do rozwoju i utrzymują potencjał w ruchu. Wiele osób tego nie dostrzega, ale są to naturalne pozytywne „skutki uboczne”. Możemy to porównać do wysoko postawionej porzeczki. Zawsze chcemy doskoczyć jak najwyżej nawet jeżeli poprzeczka znajduje się poza naszym zasięgiem. I nagle okazuje się, że skaczemy wystarczająco wysoko, aby być ponad przeciętną. Nie zapominajmy jednak, żeby wskaźniki były właściwe i realne. Nawet, jeżeli nie uda się ich osiągnąć (z różnych przyczyn, czasami nawet przyczyn losowych) to wynik może okazuje się widocznym progresem organizacji.
Dlaczego ludzie boją się KPIs/Wskaźników?
Z naturą ludzką tak już jest, że jeżeli czegoś nie rozumiemy to się tego obawiamy i z założenia to negujemy. To jest jak obcy ląd, zanim zaczniemy po nim chodzić musimy zrobić mały krok, aby sprawdzić czy jest bezpieczenie. Dokładnie tak samo jest ze wskaźnikami. Ludzie się boją pracy ze wskaźnikami, ponieważ ich nie rozumieją.
Nie wiem co to jest.
To chyba jeden z najczęstszych problemów. Brak zrozumienia przez ludzi czym tak naprawdę jest dany wskaźnik. Niewiedza, kosztuje organizację wiele wysiłku. Jeżeli ludzie nie będą rozumieli czym jest dany wskaźnik i oczym mówi, to na 100% jesteśmy skazani na porażkę, jeżeli chcemy nim zarządzać. Wytłumaczmy zatem organizacji czym konkretny wskaźnik jest i co on znaczy. Potrzebujemy rozmawiać w organizacji tym samym językiem, który jest zrozumiały dla wszystkich.
Ale co mi to da?
Kolejnym problemem jest brak zrozumienia czemu służy dany wskaźnik. Zazwyczaj organizacja odczytuje wskaźniki jako podnoszenie wydajności – co jest błędnym założeniem. Często organizacja nie jest w stanie zrozumieć, że lepiej nie znaczy szybciej. Aby zaangażować się w osiągnie danego celu musimy zrozumieć sens danego wskaźnika, czym on jest dla organizacji i jakie benefity dla organizacji płyną jeżeli go polepszymy.
Zależności – jak to ogarnąć?
Wskaźniki w organizacji są nieodłącznym elementem jej funkcjonowania i zależą od wielu czynników. Niejednokrotnie dany wskaźnik obarczony jest wpływem kilku czynników (wewnętrznych jak i zewnętrznych), dlatego niezmierne ważne jest, aby zrozumieć wszystkie ich zależności. Jeden element może destruktywnie wpływać na cały wskaźnik, a inne zaś składowe mogą mieć znikomy wpływ na całokształt. Ważne jednak jest, aby zrozumieć co skąd się bierze i skąd wynika. Pozwala to na rzetelne zarządzanie danym wskaźnikiem. Jeżeli nie wiemy czym jest nasz wskaźnik i jakie są jego wewnętrzne zależności, nie możemy nim skutecznie zarządzać.
Wskaźniki są ważnym elementem każdej organizacji, ponieważ pozwalają na ocenę funkcjonowania jej procesów. Dobrze ustawione wskaźniki dają możliwość rozwoju. Nie zapominajmy jednak, aby organizacji rozumiała ich znaczenie i celowość. Pamiętajmy również, że ustalanie ich celów musi być ambitne, ale i realne.