Obracamy się w środowisku zdefiniowanym przez procesy. Każdego dnia bierzemy udział w wielu procesach. Raz jesteśmy właścicielami procesu, w innym zaś przypadku jesteśmy tylko jego częścią. Wszystkie procesy obarczone są różnego rodzaju ryzykami, które objawiają się na różnych etapach. Ryzyka prowadzą do powstania błędów, czego konsekwencją są zaburzenia przepływu procesu.
Co zatem zrobić, żeby zminimalizować ryzyka? Musimy się cofnąć do samego początku, a mianowicie do momentu kiedy definiujemy proces. To właściwy punkt, aby zadbać o zapobieganie ryzykom. Prewencja jest najskuteczniejsza.
Strukturalne podejście do ryzyka.
Można użyć oczywiście PFMEA, tylko czy nawet do prostych procesów należy wyciągać najcięższą artylerię? Zdecydowanie nie ma takiej potrzeby. Istnieją równie skuteczne narzędzia do minimalizowania ryzyka z procesu w trakcie jego definiowania. RM SIPOC (Risk Mitigation SIPOC).
RM SIPOC to narzędzie do definiowania ryzyka podczas opisywania procesu za pomocą metodyki SIPOC. Dla przypomnienia SiPOC to skrót od Supplier – Input – Process – Output – Supplier. To niezmiernie skuteczna metoda do przejrzystego opisywania procesu. SIPOC daje jasny obraz tego jak wygląda przepływ procesu, jakie są jego dane wejściowe, dane wyjściowe, oraz kto jest dostawcą i odbiorcą procesu.
To bardzo metodyczne podejście do definiowania procesu, a jeżeli dodamy do tego jeszcze element zarządzania ryzykiem mamy kompletne narzędzie do minimalizowania przyszłych problemów.
RM SIPOC – zasada działania
Zasad działania RM SIPOC jest bardzo prosta i intuicyjna, dlatego też jest to skuteczne narzędzie przy eliminowaniu ryzyk.
RM SIPOC składa się z siedmiu prostych kroków:
1. Przy definiowaniu procesu wskazujemy, kto jest Dostawcą danych do procesu.
2. Określamy, jakie konkretnie Dane Wejściowe przekazuje do procesu dostawca.
3. Opisujemy najważniejsze kroki, które tworzą Proces (poziom szczegółowości, zawsze zależy od osoby definiującej dany proces)
4. Wskazujemy, jakie Dane Wyjściowe pojawiają się po poszczególnych krokach procesu
5. Ustalamy, kto jest Odbiorcą danych wyjściowych z procesu.
6. W reszcie definiujemy jakie konkretne Ryzyka mogą pojawić się na poziomie poszczególnych elementów procesu.
7. Na końcu ustalamy do konkretnego ryzyka właściwe Działania Minimalizujące Ryzyko, które pozwolą wyeliminować zdefiniowane ryzyko.
Przewaga RM SIPOC – Prewencja vs. Reakcja
Prewencja na samym początku jest kosztowniejsza – wymaga większego zaangażowania. Długoterminowo jest o wiele bardziej opłacalna. Dotyczy to również definiowania procesów. Minimalizowanie ryzyka w fazie projektowania procesu, czy też jego definiowania pozwala na działanie prewencyjne. Kiedy skupimy się na minimalizowaniu strat, mam tutaj na myśli działanie reakcyjne jest już trochę za późno. Oczywiście, można mieć takie podejście, jednakże jest ono kosztowne. Uważam, że łatwiej jest poświęcić trochę więcej czasu i zasobów, aby wyeliminować problemy poprzez ograniczenie ryzyk na zanim proces zostanie zwolniony do użytkowania, aniżeli później kiedy już funkcjonuje w praktyce.
Kiedy stosować RM SIPOC?
RM SIPOC, można stosować przy definiowaniu dowolnego procesu. Nie ma tak naprawdę ograniczeń, ze względu na uniwersalność tego podejścia. Oczywiście nie ma tutaj zaawansowanej oceny ryzyka, jak to ma miejsce w PFEMA gdzie określamy konkretny wskaźnik. Tylko czy w każdym przypadku będzie nam potrzebna taka zaawansowana metodyka? Proste w stosowaniu metody mają to do siebie, że ich wykorzystywanie jest intuicyjne i niemal naturalne. Nie musimy odnosić się do tabel definiujących skalę ryzyka. W RM SIPOC, po prostu mówimy jakie jest ryzyko w danym elemencie procesu i jakie działanie mamy do niego podjąć, aby to ryzyku zminimalizować. Dzięki temu możemy w bardzo prosty sposób zapobiec powstawaniu błędów.
Reasumując, RM SIPOC stosuj kiedy tylko chcesz i do momentu, kiedy ta metoda przynosi Ci efekty. Wykorzystuj RM SIPOC do wszystkich procesów jakie tylko chcesz zdefiniować.
Zarządzanie ryzykiem w procesie jest najskuteczniejsze w momencie jego definiowania. Prewencja kosztuje więcej wysiłku, ale przynosi o wieje większe korzyści. RM SIPOC daje nam przewagę nad ryzykami, ponieważ minimalizujemy je, już na poziomie definiowania procesu.