Zarządzanie strumieniem zadań jest w obecnych czasach bardzo ważnym elementem w codziennej pracy każdego z nas. Natłok informacji, z jakim się dzisiaj zmagamy jest nieporównywalny do tego, co działo się jeszcze dwadzieścia lat temu. Jak zatem radzić sobie z tym, co do nas dociera i w jaki sposób domykać zadania, którymi się zajmujemy?

Wielozadaniowość była kiedyś bardzo popularnym sloganem i wymaganiem stawianym w stosunku do pracowników. Tyle, że wielozadaniowość niejednokrotnie była rozumiana opacznie, jako umiejętność robienia kilku rzeczy jednocześnie. Dzisiaj pojęcie to rozumiemy, jako umiejętność przechodzenia w płynny sposób od zadania do zadania. Jest to ważna umiejętność. Pamiętajmy jednak, że rozpoczynając zadania musimy doprowadzić je do końca. I to właśnie jest dzisiaj pożądana cechą – umiejętność domykania zadań.

Metod i rozwiązań jest wiele. Skupmy się na jednej z najbardziej skutecznych zasad zarządzania zadaniami, a mianowicie: Just Do It Once. Zasada Just Do IT Once to zajmowanie się zadaniami tu i teraz, bez odwlekania ich w czasie. To robienie czegoś raz, a dobrze. Mówiąc inaczej: bierzemy temat i zajmujemy się nim od razu. 

Proste tematy – zamknięte od ręki.

Pamiętajmy, że nie mówimy tutaj o skomplikowanych zadaniach, czy problemach pochłaniających duże zasoby czasowe. Zasada Just Do It Once odnosi się do zadań prostych, nieraz trywialnych, ale takich, którymi po prostu trzeba się zająć. Nie oszukujmy się, w naszej codziennej pracy praktycznie każdy z nas ma sporo tego rodzaju zadań. Wysłanie maila, wykonanie telefonu, wyszukanie danych, itd.- to właśnie zadania, które stanowią niejednokrotnie lwią część naszego czasu pracy.  

2 minuty, 3 minuty, a może 5 minut?

Wyznacznikiem tego, że zadania są proste jest czas, jaki potrzebny jest na ich wykonanie. Różne jest podejście mówiące o tym, kiedy zadanie można zamknąć metodą Just Do It Once. Ktoś może za wyznacznik przyjąć czas 2 minut, tzn. jeżeli na wykonanie zadania potrzebuję dwie minuty, to zajmuję się tym w danej chwili. Wykonuję zadanie, (ważne: RAZ, a DOBRZE) i zapominam o nim. Ktoś inny może powiedzieć, że 5 minut jest tą granicą. Generalnie rzecz biorąc, jeżeli zadanie nie przekracza 10 minut, to śmiało możemy je potraktować, jako mało skomplikowane i możemy zastosować metodę Just Do It Once.

Powrót do prostego zadania to marnotrawstwo.

Dlaczego zasada/metoda Just Do It Once jest ważna? Ponieważ pozwala nam na skuteczne zamykanie zadań. Raz, a dobrze zamknięty temat daje nam duże oszczędności. 

To proste. Jeżeli wracamy do drobnych tematów (czasami wielokrotnie), to marnujemy jeden z najcenniejszych zasobów jakim jest czas. To zwyczajne marnotrawstwo. 

Wiele osób w ciągu swojego dnia pracy nie jest w stanie domykać tematów, tylko dlatego, że rozpoczynają zadanie, a następnie odkładają je na później. Tutaj z pomocą przychodzi skuteczna metoda Just Do It Once.

Nie warto odkładać prostych zadań na później. Trzeba je wykonać jak najszybciej i przejść do kolejnego zadania. Każdy powrót do prostego zadania to marnotrawstwo i strata czasu.