Możemy się starać i nieustannie pędzić do przodu, tylko czy biegniemy we właściwym kierunku? Kiedy funkcjonujemy w organizacji warto wiedzieć, czy nasze działania są właściwe i czy to co robimy jest wartością dodaną dla przedsiębiorstwa. Czy coś na co czekam jest już gotowe? Czy zawsze muszę pytać i ponaglać moich kolegów w pracy aby odpowiedzieli mi na wysłanego maila? Czy raport, na który czekam jest już gotowy? Skąd mam otrzymać te wszystkie odpowiedzi? Informacja zwrotna i kultura feedbacku to dziś – must to have in organization!

Feedback, tylko po co?

Niby oczywista sprawa, a dalej jedna z najbardziej zawiłych i skomplikowanych kwestii, w każdej organizacji – feedback! Wiele osób nadal kojarzy feedback jako roczną ocenę pracowniczą i to chyba jeden z największych mitów i błędów zarazem. Feedback to nie monument, na który się czaka. Feedback to nie wyrocznia i zło konieczne. Feedback to nie obelgi i mieszanie z błotem. I wreszcie feedback to forma kary. W takim razie czy właściwie jest feedback? Jednym słowem – to informacja zwrotna, która ma nas wrócić na właściwe tory! Feedback to działanie, które pozwala innym pracować efektywnie i wspierać w codziennej pracy. Informacja zwrotna, którą otrzymujemy, lub też dajemy jest w dzisiejszych czasach bezcenna. Wszyscy pracujemy w oparciu o informacje i bez nich jesteśmy jak dzieci we mgle. Tak jak już wcześniej pisałem, możemy biec tylko czy to właściwy kierunek. 

Niechęć do Feedbacku

Wynika jednoznaczenie z tego, że feedback w większości organizacji kojarzony jest z krytyką – i to błąd. Dobry feedback jest wartościowy i konstruktywny. Najprościej przyrównać dobry feedback to działania rodziców. Chyba żaden rodzić, nie ma złych zamiarów korygując swoje dzieci. I to jest cała tajemnica feedbacku. Niestety, na przestrzeni wielu lat przedsiębiorczości w Polsce utarło się zupełnie inne przekonanie. Oczywiście to w jaki sposób postrzegany jest feedback zależy od osoby dającej feedback i osoby przyjmującej feedback. Nie zapominajmy, że to co zrobimy z feedbackiem zależy tylko i wyłącznie od nas. Wykorzystamy go do rozwoju i poprawy naszego działania, lub też zlekceważymy. Skoro jesteśmy w danej organizacji, to warto było by wykorzystać informację zwrotną do budowania.

Feedback wielowymiarowy  – kto, komu?

Utarło się przekonanie, że feedback dają tylko przełożenie swoim podwładnym. Prawdą jest, że to jeden z rodzajów feedbacku, ale nie jedyny. Jeżeli popatrzymy na to szerzej to feedback jest wielowymiarowy. Feedback może otrzymać również przełożony od swojego zespołu. Może być to sformalizowane (np. raz w roku), lub też na bieżąco. Co daje feedback liderowi zespołu, a no tyle, że może lepiej rozwijać zespół i nadawać skuteczniej kierunek w organizacji.Feedback jest również pomiędzy pracownikami w poziomej komunikacji. I jest to jeden z najważniejszych rodzajów informacji zwrotnej. Pozwala na globalny rozwój firmy, oraz ciągłe doskonalenie procesów. 

Nasza kultura vs. Feedback

Niestety w naszej polskiej kulturze pokutuje przekonanie, że feedback jest zły. Wynika to pewnie z tego, że ludzie w dalszym ciągu nie potrafią skutecznie przekazywać informacji zwrotnej. Boimy się oceny, a tym właśnie kojarzy się feedback z surową oceną. I dalej wracamy do punktu wyjścia, a mianowicie do umiejętności dawania feedbacku. Wszystko zaczyna się na samej górze, czyli na poziomie zarządu i najwyższego kierownictwa. Kultura feedbacku (umiejętnego i skutecznego feedbacku, zbudowanego na szacunku) musi być promowana „z góry w duł” w przeciwnym razie nie ma szans mówić o kulturze feedbacku w organizacji. Budujące jest jednak to, że coraz więcej organizacji zaczyna dostrzegać siłę feedbacku i traktuje go jako integralny element kultury organizacyjnej. Feedback to informacja zwrotna zbudowana na faktach, w jak najmniej powinna być obarczona emocjami (tak jak najmniej, ponieważ jesteśmy ludźmi i nigdy w 100% nie wyzbędziemy się emocji).

Zdrowy Feedback

 Siłą dobrego feedbacku jest fakt, że bezpośrednio po jego udzieleniu następuje działania. Działanie zbudowane na konstruktywnej informacji zwrotnej. Nie zawsze będzie ona „dobra dla słuchacza” ale nie chodzi o to, aby zagłaskać człowieka miłymi słowami, ale o to, aby wskazać pracownikowi właściwą drogę. Zdrowy feedback buduje relacje w organizacji. 

O zdrowym feedbacku mówimy wtedy, kiedy pracownicy są świadomi znaczenia feedbacku i czerpią z niego korzyści. Wymaga to fundamentalnej pracy od organizacji, aby nauczyć ludzi czym jest feedback i jak ważny jest w codziennej pracy.  

Dobry feedback to, feedback oparty na faktach. Nie możemy opowiadać o wszystkim i niczym. Ludzie potrzebują faktów, które przemawiają najmocniej i skłaniają do refleksji. Kolejnym elementem feedbacku jest  przedstawienie oczekiwać (rezultatu). Nie każmy domyślać się ludziom co od nich chcemy – oni nie siedzą w naszych głowach i nie potrafią czytać w naszych myślach. Trzeba jasno i precyzyjnie powiedzieć, oczekuję tego i tego w takiej a nie innej formie. To nic złego, kiedy wyrażamy się jasno. Ludzie, z którymi pracujemy i znają siłę feedbacku właśnie tego potrzebują – jasnego przekazu odnośnie oczekiwań. 

Dobry feedback pokazuje również konsekwencje, z jakimi możemy się spotkać i jakich możemy oczekiwać. Nie ma to nic wspólnego ze strachem, to czysta informacja co się wydarzy jeżeli nie skorygujemy działania. Przykładowo, jeżeli po raz kolejny przygotujemy raporty z błędnymi danymi do urzędów to może grozić nam kara finansowa. To jasny przekaz.

Nie czekaj – odpowiedz

Pamiętajmy jednak, że feedback to nie tylko informacja zwrotna dotycząca naszej pracy. Feedback to również potwierdzenie wykonanego zadania. Firmy budujące swoją kulturę właśnie na feedbacku, mocno podkreślają ten element pracy z informacją zwrotną. Najlepiej będzie to przedstawić na przykładzie.

Kiedy przygotowujemy dane do raportu, który będzie w dalszej kolejności przygotowywał nasz kolega z biurka obok, nie czekajmy, aż do ostatniej minuty. Dajmy informację zwrotną do kolegi, że dane są gotowe. Przekażmy to ustnie, mailowo, forma w tym przypadku nie ma znaczenia. Ważne, aby komunikować zakończenie prac cząstkowych całego procesu. W tym przypadku przygotowania raportu (np. miesięcznego). W takiej organizacji pracuje się lepiej, budujemy silne relacje oparte na zaufaniu. To ważne, aby komunikować wykonane zadanie, a nie czekać, aż ktoś będzie o to pytał. To właśnie siła feedbacku poziomego.

Będąc w firmie, nie żyję w separacji ze światem, więc skoro jestem jego częścią to chcę wiedzieć jak mnie postrzega i czy jestem spójny z jego oczekiwaniami. Jeżeli nie mam feedbacku, nie mogę się poprawić, ani skorygować mojego działania. Organizacje, które rozwijają kulturę feedbacku, budują swoją przewagę poprzez kształtowanie kultury organizacyjnej. Mój feedback pomaga innym, przez co mam bezpośredni wpływ na kształt organizacji, której jetem częścią.