Audyt, Audit, nie ważne jak go nazwiemy został stworzony, aby szukać potwierdzenia zgodności funkcjonującego systemu jakości. Niestety, ale nadal bardzo dużo organizacji i działających w jej strukturach ludzi traktuje audyt jako kontrolę. A, że kontrola w samym brzmieniu ma oddźwięk negatywny, to i audyt postrzegany jest jako zło konieczne.

Dlaczego się boimy?

Jak już napisałem we wstępie, audyt niestety postrzegany jest przez wiele osób/organizacji jako kontrola. I ten fakt sprawia, że audyt niejednokrotnie jest źle postrzegany i co za tym idzie staje się nieefektywny. 

Tyle, że kontrola różni się od audytu. W audycie szukamy potwierdzenia, że wdrożony system i jego elementy funkcjonują prawidłowo.

Boimy się konsekwencji wykrytych niezgodności, tylko dlaczego. Jeżeli mamy system to nie po to, aby był i żył swoim niezależnym życiem, ale jest po to, aby wspierać biznes i bezpieczeństwo wyrobów. Niezgodności, zawsze będą się pojawiały, to jest fakt. Nie ma idealnych organizacji, ponieważ pracują ludzie, którzy mogą popełniać błędy. 

Boimy się, że audytor będzie interpretował nasze spełnienie wymagań zupełnie inaczej? Może i tak, ma do tego prawo, a my mamy prawo trzymać się naszych racji – to nic złego.

Dyskusja Ekspertów

Osobiście uważam, że audyt systemu jakości to dyskusja na poziomie eksperckim. Mam tutaj na myśli audytora i audytowanego. To spotkanie, na którym możemy i powinniśmy rozwijać organizację. Ktoś, kto widzi naszą organizację z zewnątrz, ma zupełnie inne spojrzenie. Konstruktywne komentarze, może nawet czasem krytyczne, są cenne o ile nie bezcenne przy rozwijaniu systemu, a także poszczególnych obszarów funkcjonowania firmy.

Możemy mieć różnego rodzaju systemy usprawnień organizacji, ale audytów nic nie zastąpi, aby złapać inną perspektywę naszej firmy. Ale to w jaki sposób będzie przebiegał audyt i czy faktycznie będzie formą eksperckiego spotkania zależy od obu stron. Od podejścia, i co najważniejsze szacunku, szacunku z obu stron.

Tylko na płaszczyźnie dialogu (podkreślam eksperckiego dialogu) możemy rozwijać organizację z wykorzystaniem audytów. Inaczej zawsze audyt będzie obarczony znamionami kontroli.

Audyt to nie broń

Audyt sytemu nie ma w żadnym wypadku torpedować organizacji. To jeden z powodów dlaczego się boimy audytów, ktoś przyjdzie z zdewastuje nasz system (i to czasem niesłusznie). W poprzednim punkcie pisałem już, że audyt to forma spotkania na eksperckim poziomie – i kiedy ten warunek zostanie spełniony, to nie ma mowy o niszczeniu systemu.

Pamiętajmy jednak, że w każdym audycie pojawią się, albo mogą pojawić się niezgodności. Tylko, czy jest to coś złego? Skoro chcemy doskonalić system to możemy się z tym zetknąć. Możemy źle zinterpretować wymagania, spełniać je tylko w pewnym stopniu. A więc niezgodność gotowa.

Najważniejsze jest jednak to, aby wyciągać wnioski i wdrażać działania wynikające z niezgodności. You must do it. Audyt nie kończy się wraz ze spotkaniem zamykającym, on dopiero się faktycznie zaczyny kiedy mamy niezgodności – wtedy czas na działanie naprawcze, poprawcze, doskonalące. No chyba, że nie mamy niezgodności, ale rekomendacje zawsze są.

Osobiście uważam, że rekomendacje należy traktować równie poważnie jak niezdolności. Skoro traktujemy je poważnie i skoro audyt to spotkanie ekspertów, to wykorzystajmy to jako dobrą monetę, aby doskonalić organizację.

 …