Jakość, Jakość i jeszcze raz Jakość…a jak najlepiej funkcjonuje System Zarządzania Jakością? Kiedy jest systemem, a nie zlepkiem pojedynczych niezależnych działań. A kiedy już mamy system to w oparciu o co powinien funkcjonować? A no w oparciu o dobrze znany i sprawdzony cykl PDCA. Może nie jest to nic odkrywczego, ale z pewnością niezmiernie skutecznego – dla systemu zarządzania jakością.

Standardowo każdy powie że System Zarządzania Jakością może funkcjonować w oparciu o zamkniętą pętle PDCA. Moje podejście jest takie, że powinien funkcjonować w pętli (zamkniętej pętli) PDCA.

Plan – Do – Check – Act, dlaczego jest takie skuteczne? Czy to magia? Z pewnością nie jest to magia, ale zdecydowanie systematyczne podejście do doskonalenia i do nieustannego poszukiwania lepszego procesu.

System musi funkcjonować w oparciu o założenia i wytyczne, musi mieć cel, a celem systemu zarządzania jakością jest zapewnienie, że organizacja dostarcza BEZPIECZNY PRODUKT. Kiedy piszę bezpieczny, mam na myśli zgodny z wymaganiami i oczekiwaniami klienta we wszystkich jego aspektach. 

Dobrze funkcjonujący system zarządzania jakością jest fundamentem w organizacji – to policjant i doradca w jednej osobie. System Zarządzania Jakością ma wspierać funkcjonowanie organizacji w codziennym biznesie. System dla systemu nie istnieje a przynajmniej nie powinien istnieć. Jeżeli tak jest to strata czasu dla takiego systemu.

Dobrze naoliwiony System Zarządzania Jakości idzie w parze z wyrobami/usługami i jest jego gwarantem co do najwyższej jakości. Ale pamiętajmy, że nawet certyfikowany system to nie certyfikowany wyrób. 

Kiedy System Zarządzania Jakością funkcjonuje i działa w oparciu o zamkniętą pętle PDCA, możemy być pewni, że system podlega samodoskonaleniu. Oczywiście trzeba o to dbać i to na każdym poziomie funkcjonowania organizacji. 

PDCA, to cztery główne kroki: P jak Plan, D jak Do, C jak Check i wreszcie A jak Act.

Plan:

Planowanie, planowanie i jeszcze raz planowanie. Od niego wszystko się zaczyna. Kiedy brakuje planowania nastaje chaos. I to jest fakt, z którym trudno dyskutować. Tak więc, aby zacząć z czymś pracować najpierw trzeba to skrupulatnie zaplanować.

W systemie zarządzania jakością musimy zaplanować przede wszystkim cele jakie będą przed nim postawione. Mierzalne cele w organizacji. 

Musmy również zaplanować jakie procesy będą w systemie funkcjonować, czy też jakie już funkcjonują w organizacji. To ważne, ponieważ 

podejście procesowe jest fundamentem Systemu Zarządzania Jakością.

Oczywiście musimy również zaplanować zasoby co do systemu, aby sprawnie funkcjonował a następnie zapewniał dostarczenie wyrobów do klienta zgodnie z jego wymaganiami. 

W Systemie Zarządzania Jakością szczególnie kładziemy nacisk na ryzyka, a więc musimy planować nasze siły i zamiary w ujęciu ryzyka – identyfikacja ryzyka (ale i możliwości) stanowi bardzo ważny element funkcjonowania SZJ ale także całej organizacji. 

Do:

Ten etap jest najbardziej trywialny, ale nie mniej ważny i zdecydowanie nie jest łatwy. Odnosi się bezpośrednio to wdrożenia tego co zostało zaplanowane.

Kiedy przygotowujemy plany to nie po to aby pięknie wyglądały i robiły wrażenie, ale po to aby zostały wcielone w życie organizacji. Coś co zostaje na papierze nie ma żadnej wartości. Nabiera ono dopiero znaczenia wtedy kiedy namacalnie funkcjonuje w organizacji i przynosi dla niej wymierne korzyści.

Wiele organizacji ma dobre plany, ma dobre założenia i zdefiniowane ryzyka. Co z tego kiedy nic się z tym nie robi. Raz jeszcze powtarzam to strata czasu – planowanie dla samego planowania do czyste marnotrawstwo.

Tak więc czasami warto zaplanować w poprzednim kroku to co zostanie realnie wdrożone i zaimplementowane w ustalonym czasie. Na doskonalenie przyjedzie jeszcze czas.

Najważniejsze, aby System Zarządzania Jakością był żywym organizmem i integralnym elementem organizacji – gdzie elementy SZJ funkcjonują i dają namacalne dowody.

Check:

System Zarządzania Jakością jak każdy element organizacji wymaga monitorowania i stosownego działania. Raz wdrożony zaczyna żyć, ale trzeba pamiętać, że musi być nadzorowany.

Nie może pozostać bez „opieki” w przeciwnym razie ulegnie stopniowej degradacji i stanie się 5 kołem u wozu w organizacji. PDCA wymusza na Systemie Zarządzania Jakością jego nieustanny monitoring. 

Główne elementy Systemu Zarządzania Jakością mają być opomiarowane, tak aby widzieć pełny i prawdziwy obraz tegoż systemu. Kiedy mierzymy efektywność systemu odnosimy się bezpośrednio do zaplanowanych założeń. 

Możemy jednoznacznie stwierdzić czy osiągamy założony poziom chociażby zadowolenia klienta, możemy wierzyć efektywność i dojrzałość naszych procesów, które zostały wdrożone w organizacji.

Bez regularnego sprawdzania i monitorowania Systemu Zarządzania Jakością nie możemy przejść do ostatniego elementu PDCA i nie możemy domknąć pętli doskonalenia.

Act:

Kiedy mamy już wyniki z naszego monitoringu z naszego poprzedniego kroku jakim jest „Check”, możemy przejść do definiowania działań mających na celu doskonalenia konkretnego elementu SZJ.

A więc Act to nic innego jak podjęcie działań doskonalących w naszym Systemie Zarządzania Jakością. Każdy systemy wymaga doskonalenia. Z biegiem czasu procesy wymagają aktualizacji i dostosowania do nowo panującej rzeczywistości.

Raz wdrożony System Zarządzania Jakością nie może pozostać w takim samym stanie na zawsze. To żywy organizm, który się rozwija i zmienia, podążając krok w krok z rozwojem organizacji.

Nie ma nic gorszego jak zachowanie SZJ w statusie quo – to zabójstwo dla SZJ. Pętla PDCA zapewnia, że w ostatnim kroku skupiamy swoją uwagę na doskonaleniu tego co zostało już pomierzone, a wcześnie wdrożone i zaplanowane.

W zdrowym SZJ pętla PDCA jest niekończącym się procesem ciągłego doskonalenia.