Facebook Instagram Twitter Youtube

System Zarządzania Jakością - Zrozumieć Organizację

Kiedy pracujemy w Systemie Zarządzania Jakością (nie ważne czy certyfikowanym, czy też nie) ważne jest, aby rozumieć, że jest on integralną częścią organizacji, a nie dodatkowym jej elementem. Tylko czy system jakości odzwierciedla firmę w której pracujemy? Czy obejmuje swoim zasięgiem wszystkie jej elementy i pokrywa wszystkie obszary funkcjonowania? 


Właściwie zrozumienie organizacji, jest kluczem i fundamentem dobrze funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością. 



Zakres funkcjonowania organizacji i jej kontekst


Przecież to proste i trywialne. To dlaczego bywa tak, że SZJ nie są spójne z organizacją i nie idą z nią w parze? Co zatem kryje się za kontekstem organizacji? Wszystko to co tworzy organizację. To nie tylko park maszynowy i zakres produkowanych wyrobów , czy też dostarczanych usług ale o wiele więcej. To również wartości w organizacji, to kultura którą tworzą ludzi w firmie, jak również wiedza, która jest tworzona i budowana w przedsiębiorstwie.


Postawa to oczywiście misja firmy – trzeba wiedzieć dokąd nasza organizacja zmierza i jaki jest jej główny cel. Co chcemy osiągać i jak mierzyć nasze cele. Musimy doskonale znać nasze produkty, oraz wszystkie procesy główne jak i wspierające.


Musimy wiedzieć, kto jest naszym klientem, partnerem dostawcą, itd. Nie zapominajmy, że firma działa w otoczeniu zewnętrznym i to ono tworzy prawo, przepisy, które musimy rozumieć, aby skutecznie działać. To wszystko musi być odzwierciedlenie w naszym Systemie Zarządzania Jakością.


Musimy rozumieć co jest wewnątrz organizacji, ale również co dzieje się poza jej murami. Dzięki temu możemy podążać wyznaczoną strategią przy wsparciu Systemu Zarządzania Jakością. Należy mieć na uwadze wszystkie czynniki, które będą pozytywnie wpływać na naszą organizację. Nie możemy również zapominać o tym, że poza szansami są również ryzyka i to również powinno być odzwierciedlone w naszym Systemie Zarządzania Jakością.



Potrzeby otoczenia organizacji


Wyroby, które dostarczamy do naszych klientów mają na nich wpływ, dlatego statusowym założeniem Systemu Zarządzania Jakością jest dostarczenie zgodnie z określonymi wymaganiami. Pamiętajmy, że również instytucje z którym musimy współpracować mają swoje wymagania formalno-prawne – i to powinno być uwzględnione w SZJ.


W SZJ powinniśmy określić wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Co jest ich wymaganiem i czego od naszej organizacji wymagają. No i oczywiście powinniśmy jasno i klarownie określić co jest naszym wyrobem czy też usługą.


W certyfikowanych systemach jakości wymagana jest udokumentowana informacja o zakresie systemu zarządzania jakością. To nic innego jak Księga Jakości, która powinna być dostępna dla wszystkich osób w organizacji, ale co ważne powinna być utrzymywana i powinna odzwierciedlać obecny stan organizacji. 


Systemu Zarządzania Jakością i jego procesy


 System Zarządzania Jakością, ma przede wszystkiem wspierać organizację w realizacji jej strategi biznesowej, tak aby dostarczać wyroby zgodne z oczekiwaniami klienta. SZJ ma być w tym zakresie spójny i klarowny. Ponieważ podejmie procesowe jest kluczowe w SZJ, dlatego też w organizacji powinny być zdefiniowane kluczowe procesy niezbędne do właściwego funkcjonowania organizacji.


Dla naszych procesów musimy określić dane wejściowe oraz to co jest wynikiem procesu (czyli dane wyjściowe). To jakie interakcje zachodzą pomiędzy procesami również jest ważne dla SZJ – bez tego sytem będzie niespójny i będzie stanowił zlepek procesów. Jak wygląda sekwencja naszych procesów? Pamiętajmy, że im mniej procesów tym lepiej im system jest prostszy tym będzie bardziej transparentny i łatwiejszy w zarządzaniu. Nie tworzy procesów tam gdzie wystarczy instrukcja pracy. To niestety częsty błąd – procesy do wszystkiego, to nie jest właściwe podejście.


SZJ musi znać zagrożenia, jak i możliwości w organizacji. Na bazie tego będziemy mogli zarządzać ryzykiem w przedsiębiorstwie, jak również doskonalić nasze procesy jak i całą organizację. 

 

System Zarządzania Jakością nie jest odrębnym tworem, tylko integralnym elementem organizacji. Musimy wiedzieć, co dostarczamy, ale przede wszystkim jakie oczekiwania są naszego klienta. System Zarządzania jakością ma odzwierciedlać funkcjonującą organizację a nie coś co nią nie jest. Lepszy prosty SZJ, ale skuteczny, aniżeli sztuczny twór, który nie działa.

podobne