Prewencja kosztuje wiele…poświęconego czasu, zaangażowania, nieszablonowego myślenia, ale relacja kosztuje o wiele więcej – zwłaszcza kiedy patrzymy na problemy z perspektywy długoterminowych działań i efektów.

Podejście prewencyjne, czy też działanie na potencjalnych ryzykach to zdecydowanie sposób myślenia i postrzegania problemów. Wszystko zaczyna się od naszego myślenia a kończy na działaniu. Podejście prewencyjne nie jest w cale łatwe – to trzeba powiedzieć sobie w prost i otwarcie! Gdyby było to takie proste i banalne to wszyscy myśleli byśmy prewencyjnie, a co ważniejsze działali prewencyjnie. 

Aby dojść od działania reakcyjnego do działania prewencyjnego potrzebujemy zmienić nasz sposób myślenia! To klucz do sukcesu.

Reakcja – ja jako super fighter?!

Jestem dobry w rozwiązywaniu problemów! Radzę sobie z każdym problemem jaki się pojawi na mojej drodze! Super!!! Tylko czy o to chodzi, aby nieustannie walczyć z problemami? Czy zastanawiałem się kiedyś jakich nakładów muszę użyć i jakich zasobów wykorzystać, aby ugasić pożar, który pojawia się w organizacji? Ktoś pewnie powie, to już inna kwestia! A właśnie, że nie. 

Poziom PRO to taki gdzie, nie walczę a zapobiegam walce. Dobrze mieć umiejętności rozwiązywania problemów, ale jeszcze ważniejsze to posiadać umiejętności przewidywania problemów i ich zapobiegania. 

Zamiast reagować i walczyć mogę poświęcić czas na zupełne coś innego – np. na rozwijanie obszaru, czy całej organizacji. Nie oszukujmy się problemy zawsze będą się pojawiać, ale im jest ich mniej tym lepiej. 

Ile to kosztuje?

I tu zawsze pojawia się dyskusja, to kosztuje bardzo dużo i nie stać mnie na to – lepiej reagować na problemy niż im zapobiegać. Tak myślą tylko Ci, którzy nigdy nie podliczali rachunku po rozwiązanym problemie. Reakcyjne działanie, zawsze, ale to zawsze kosztuje o wiele więcej niż prewencyjne podejście. 

To co można najważniejszego utrać to reputacja|zaufanie i na końcu klienta. A utratę zamówień z pewnością można już bezpośrednio przeliczyć na czysty pieniądz. 

To jasne, że zmienia się tylko i wyłącznie punkt przyłożenia zasobów – w prewencji robimy to na początku, a w reakcji na końcu, nie mniej jednak w ostatecznym rozrachunku prewencja kosztuje zdecydowanie mniej.

Jeżeli ktoś chce to można przeanalizować pierwszą lepszą reklamacje i przeliczyć ile kosztowało mnie reakcyjne podejście, a ile kosztowało by mnie prewencyjne podejście. Sceptyk powie nie ma znaczenia, praktyk powie prewencja kosztuje mniej.

Metody & Narzędzia to nie wszystko

Możemy mieć super narzędzia, ale kiedy nie mamy właściwego podejścia i sposobu myślenia, są to tylko dostępne narzędzia, które de facto są martwe w organizacji. 

Wszystko zaczyna się w naszej głowie i w naszym podejściu! A w organizacji wszystko zaczyna się na samej górze struktury organizacyjnej. Top management nadaje kierunek, nie mniej jednak, chcąc pracować z podejściem prewencyjnym musimy się na nim skupić. 

Musimy na wczesnym etapie procesów, projektów definiować ryzyka i potencjalne problemy. Raz, drugi, trzeci i będzie to naszym nawykiem, najważniejsze, aby było to głęboko osadzone w naszym podejściu. Realnie patrząc nie zapobiegniemy wszystkim problemom czy też nieprzewidzianym sytuacjom. 

Jednak możemy w dużej mierze przewidzieć wiele problemów i im zapobiec. 

Od czego zacząć?

Zdecydowanie od samego siebie i zdecydowanie od „samej góry”. Top management nadaje kierunek w organizacji i to jest cały motor napędowy – kiedy Top jest skupiony na pracy z ryzykami to i cała organizacja idzie w takim kierunku.

Nie mniej jednak, wszystko jest w naszych rękach i to my decydujemy czy poświęcimy czas na prewencję czy też na reakcyjne gaszenie przysłowiowych pożarów.

Kiedy definiujemy procesy, przseprwoadzmy analizę co może wyważyć się nie po naszej myśli. Co może spowodować że otrzymamy to czego nie chcemy. Jednym z najpopularniejszych metod to PFMEA – to świetne narzędzie czy metoda (nie ważne jak będziemy nazywać). Praca z PFMA wpaja nam podejście prewencyjne.

A co jeżeli nie mam w organizacji narzędzi i podejścia prewencyjnego? To zawsze zaczynam od siebie… Zawsze zadaje sobie pytanie: Co jest efektem mojej pracy i co może ten efekt zakłócić? Co może się wydarzyć, że efekty mojej pracy będą niewłaściwe? Kiedy odpowiem cobie na to proste pytanie, mogę zastanowić się co zrobić aby „zakłócenie” mojej pracy się nie pojawiło. Co mam zrobić, aby to się nie wydarzyło. Kiedy mam na to odpowiedź…wiem co mam robić…Wystarczy to ZROBIĆ!